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Eficiencia
Gestión de la homogeneidad clínica
Desde 2019 contamos con un proyecto colaborativo orientado a estudiar el comportamiento de la variabilidad en el uso de recursos (medido especialmente a través del uso de estancias hospitalarias y costos) de dos patologías en particular: Infección de Vías Urinarias y Neumonía, de alto volumen dentro de la Fundación, y que además son trata-das por diversas especialidades.
Los pacientes seleccionados para el proyecto tenían unos criterios de inclusión y exclusión que nos permitieron homogeneizar las poblaciones e impedir que un sesgo de selección pudiera alterar la interpretación de los resultados. Una vez seleccionados los pacientes realizamos seguimiento a las estancias y un trabajo conjunto con el médico tratante para alertar sobre un potencial egreso del paciente.
Algunos resultados destacados hasta octubre de 2021 son:
• El proyecto incidió en la disminución del 16% de la estancia global de los pacientes de infecciones urinarias.
• Logramos ahorros de 0,8 días de estancia individual promedio, lo que se manifiesta en 288 días de estancia totales ahorrados desde que comenzó el proyecto (julio de2019) hasta la fecha.
• La estancia disminuyó de manera sostenida entre las diferentes severidades de los pacientes y de igual manera al interior de las especialidades.
• Sin embargo, no disminuyó de igual manera entre las especialidades, observándose brechas significativas entre ellas.
De lo anterior, para 2022 vemos la necesidad de trabajar sobre acciones que ayuden a disminuir las brechas entre las diferentes especialidades, así como revisar las Guías de práctica clínica, afinando especialmente los criterios clínicos y administrativos de egreso de los pacientes que permitan un mejor seguimiento a los pacientes.
En el año iniciamos un proyecto piloto colaborativo entre varias áreas de la Fundación, a través del uso de un software especializado llamado TeamCoder. Para su ejecución se seleccionaron seis patologías para identificar, en esta primera fase, si una vez agrupados los pacientes en su respectivo DRG, y tomando como punto de referencia una norma de estancias de Estados Unidos, estos cumplían o no una estancia esperada frente a dicha norma.
Patologías seleccionadas: infección de Vías de Urinarias, Neumonías, Infarto Agudo de Miocardio, Enfermedad Vesicular, Embolia Pulmonar, Insuficiencia Cardiaca Congestiva.
Inicialmente el proyecto se ha enfocado en aspectos técnicos tales como estructurar los datos, generar interfaces, capacitar al personal y procesar la información, con el fin de garantizar que los datos ingresados tengan la consistencia necesaria para poder ser procesados y analizados. Hasta la fecha se ha procesado la información de 947 pacientes y realizado validaciones y análisis preliminares de esos datos, los cuales han sido discutidos a interior del grupo de trabajo.
Para 2022 analizaremos el comportamiento de las estancias de los pacientes en las seis patologías seleccionadas, a fin de determinar potenciales causas que expliquen el no cumplimiento de la estancia esperada, y generar algunas acciones para reducir dichas brechas. Eventualmente se explorará si los datos procesados pueden servir de línea de información para estructurar estrategias de predicción de estancias.
Dentro de la estrategia corporativa de líneas de Servicio, la Subdirección de Métricas ha venido acompañando desde el principio la construcción del Balanced Score Card (BSC) de cada una de las 20 líneas ya estructuradas a diciembre de 2021.
De esta manera, dentro de cada uno de los BSC estructuramos una sección dedicada
específicamente a desenlaces en salud, tal y como lo aconseja el concepto de valor superior, entendidos como aquella medición que sea capaz de demostrar un cambio en el estado de salud de una persona o población.
Hemos definido para todas las líneas un total de 224 indicadores de desenlace en salud, proponiendo una taxonomía de medidas en cuatro grandes áreas:
1. Desenlaces clínicos
2. Desenlaces funcionales
3. Desenlaces mentales
4. PROM (Patient Reported Outcomes Measures)
La definición de estos desenlaces se ha realizado a través de la interacción del personal
de la Subdirección con los grupos y líderes clínicos de cada una de las líneas de servicio,
buscando representación de todos los grupos que intervienen en la atención del paciente.
En el mes de octubre del 2021 creamos una unidad especializada dentro de la Subdirección de Métricas, cuyo propósito fundamental es la creación conceptual y metodológica de todo el proceso operativo de medición de desenlaces en salud.
Esto implica un rango de actividades que va desde la propuesta a los equipos clínicos, de cuáles podrían ser las mejores medidas dependiendo de los pacientes que están en dicha línea; hasta el análisis y potencial mejora. Esa unidad ha venido centrando sus esfuerzos en:
a) Apoyar las líneas de servicios en la selección y operación metodológica para la re-
colección y análisis de los desenlaces.
b) Generar un marco conceptual y metodológico de lo que implica desarrollar una estrategia de recolección de desenlaces en la Fundación Santa Fe de Bogotá.
c) Proponer o participar en proyectos transversales de medición de desenlaces que no sean objeto de las Líneas de Servicio, como por ejemplo Estado Confusional (Delirium) en compañía del Departamento de Salud Mental.
d) Cocreación de un ecosistema digital donde se estructuren todas las medidas que esta unidad defina y se puedan crear mecanismos más expeditos de relación con el paciente, específicamente en el seguimiento ambulatorio. Este ecosistema está en sus etapas iniciales de configuración.
e) Pilotos de medición en tres Líneas de Servicio que sirven como experiencia para
entender la dinámica de las mediciones:
· Pacientes quemados: 23 pacientes en el piloto.
· Situaciones quirúrgicas abdominales: 117 pacientes en el piloto.
· Columna: 13 pacientes en el piloto entre Situaciones degenerativas y Canal Lumbar Estrecho.
Apoyo al Centro Hospitalario Serena del Mar (CHSM).
Desde antes que el Centro Hospitalario abriera sus puertas, y específicamente durante el proceso de diseño de su sistema de información, la Subdirección de Métricas comenzó a definir cuáles deberían ser los mecanismos para acceder y extraer remotamente y de manera automatizada los datos clínicos y administrativos de los egresos
hospitalarios.
Esto con el objetivo de procesar los datos con los aplicativos de DRGs y generar desde el primer día un perfil de la casuística del CHSM, que sea capaz de ser comparada
con las normas de Chile, Estados Unidos y con el Hospital Universitario de la Fundación Santa Fe en Bogotá.
Estos informes se generan semanalmente y una vez al mes son presentados por parte de la Dirección Médica del CHSM a su respectiva Junta Directiva. A cierre de 2021 se habían procesado y analizado los 850 pacientes atendidos en dicho centro.
Continuando con esta línea de trabajo que viene de un par de años atrás, en 2021 procesamos la información de dos nuevos índices de Cuidado Perfecto (ICP): Colecistectomía e Hidrocefalia con Presión Normal. El primero tiene la trascendencia de ser uno de los procedimientos quirúrgicos de más alto volumen en la Fundación y el segundo uno de los Centros de Cuidado Clínico.
Para ambos se definieron las variables que harán parte del ICP y ya del primero están socializados los datos tanto a los directivos del Departamentos de Cirugía y a los médicos cirujanos. De estas reuniones se propusieron algunos ajustes los cuales están en proceso de elaboración final para precontar de nuevo los datos y definir estrategias de seguimiento.
Flujo hospitalario
En el 2021 estructuramos la Subdirección de Flujo Hospitalario con el objetivo de entregar a nuestros pacientes una experiencia de hospitalización fluida, conveniente, fácil y sin fricciones, que permita satisfacer sus necesidades y aumentar la eficiencia de la operación del hospital.
Entre sus objetivos se encuentra la gestión de los tiempos promedios de estancia, de asignación de camas, de alistamiento de habitaciones y de traslado de pacientes.
Gestión en la oferta hospitalaria
Desde el área de Gestión de la oferta hospitalaria coordinamos los procesos, de admisión principal y urgencias, así como la asignación de camas. En 2021 desarrollamos los siguientes proyectos que buscan impactar la experiencia del paciente y la eficiencia del recurso hospitalario:
1. Sectorización en hospitalización general:
• Orientado a planear la ubicación de pacientes de acuerdo con sus condiciones clínicas para brindar un cuidado especializado y de alta calidad.
• Avanzamos en la sectorización para pacientes de pediatría, obstetricia, cuidado paliativo, hematología y oncología, los cuales tienen características clínicas que ameritan cuidados médicos y de enfermería especializados.
• Se han destinado áreas específicas de atención en el edificio Tradicional y en el edificio Expansión para cada una de estas especialidades.
• En el seguimiento de la experiencia del paciente se ha encontrado que califican la atención como excelente o muy buena en la mayoría de los casos.
2. Asignación automática de camas:
• Busca optimizar el tiempo de asignación de camas y tener mayor trazabilidad de este proceso para identificar el déficit de camas por área, por especialidad y por convenio para plantear planes de mejora del flujo hospitalario.
• En su primera fase, hicimos uso de un aplicativo web para la solicitud y asignación de camas, con lo cual hemos mejorado la comunicación entre las áreas, así como recopilado datos que permiten trazabilidad y medición objetiva de la oportunidad en la asignación de camas.
3. Admisión no presencial:
• Este es un proceso para la hospitalización programada que permite que nuestros pacientes lleguen directamente a su habitación.
• Implica la admisión por vía telefónica y con uso de herramientas mediante correo electrónico.
• Esta estrategia resulta más cómoda para los pacientes y permite descongestionar el área de admisiones principal, así como lograr un ingreso más rápido.
4. Hospitalización programada:
• Implementamos herramientas tecnológicas para la hospitalización programada, mediante formulario a través de un código QR que diligencia el médico tratante con información relevante sobre la condición clínica del paciente y la prioridad para la asignación de la habitación.
• Una vez confirmada la disponibilidad de la habitación damos aviso telefónico al paciente y al médico tratante para que asistan a hospitalización.
El grupo de Alta Hospitalaria en conjunto con la Gerencia de Estrategia y Desarrollo de Negocios está implementando este modelo con el objetivo de agilizar el proceso de egreso de los pacientes, mediante la identificación de aquellos con posible salida entre 24 y 48 horas antes del último día de estancia proyectado, con el objetivo de anticipar en ellos acciones de farmacia, facturación y educación al paciente.
Hemos implementado además un modelo de intervención del proceso de egreso en tiempo real, mediante el cual hacemos seguimiento a todos los egresos de hospitalización y soportamos de manera transversal los procesos de farmacia, facturación y alistamiento para optimizar los tiempos de respuesta y de alistamiento para la llegada del próximo paciente a la habitación.
Con este proyecto hemos conseguido que el tiempo de egreso total disminuya progresivamente en el último trimestre de 2021, alcanzando una meta de egreso en menos de 120 minutos.
En la Oficina de referencia y contrarreferencia fortalecimos los procesos para la remisión de pacientes de líneas especiales hacia el Hospital Universitario de la Fundación Santa Fe de Bogotá. De esta manera, durante 2021:
· Remitimos a más de 85 pacientes con diagnóstico de quemadura térmica eléctrica, adultos y pediátricos, que fueron manejados en la Unidad de Pacientes Quemados.
· Fortalecimos la relación con la Subred Norte en Bogotá para manejo de patología neurovascular aguda, así como el proceso de referencia para pacientes al grupo ECMO.
· Durante el tercer pico de la pandemia realizamos la referencia efectiva de pacientes con Covid-19 e hipoxemia refractaria candidatos a terapia de rescate hacia el Hospital Universitario de la Fundación Santa Fe de Bogotá.
Flujo hospitalario pacientes Covid-19
Durante la pandemia por Covid-19 la Subdirección de Flujo Hospitalario ha tenido un rol fundamental para mantener el flujo de pacientes en hospitalización y garantizar la disponibilidad de espacios para atender la alta demanda de atención que tuvimos, coordinando la expansión y contracción de las áreas Covid-19 en función de la demanda.
Así mismo, implementamos estrategias para garantizar el flujo durante los picos de la pandemia y manejar el alto volumen de pacientes recuperados de Covid-19 severo al finalizar los picos. Dentro de las estrategias implementadas resaltan:
Alquiler de concentradores de oxígeno y préstamo de balas de transporte
•Los concentradores de oxígeno y las balas de transporte estuvieron disponibles para alquiler y entrega por comodato respectivamente, a fin de garantizar el egreso hospitalario seguro y oportuno en momentos en los que la entrega de oxígeno domiciliario por otros proveedores estaba tardando más de tres días en promedio.
•Con esta estrategia conseguimos el egreso seguro y oportuno de más de 120 pacientes durante el tercer pico de la pandemia en momentos de máxima ocupación hospitalaria por Covid-19.
•En cuanto a la gestión de oxígeno domiciliario ante los aseguradores completamos 350 trámites por mes durante el año.
Sala Transitoria de Egresos
Implementamos la Sala Transitoria de Egresos la cual permitió mejorar el tiempo promedio de facturación y de salida física de los pacientes, aumentando el giro-cama del área Covid-19.
Apoyo de médicos generales para egresos hospitalización Covid-19
Con el apoyo de médicos generales optimizamos la hora de cierre de historia clínica, de manera que en área Covid-19 los egresos tempranos favorecieron la rápida asignación de camas para áreas críticas como Urgencias y Unidades de Cuidado Intensivo.
Referenciación de pacientes
La gestión de la oficina de referencia apoyó con la modulación de los procesos de referencia durante los picos de Covid-19.